Pengolahan Data dalam Sistem Informasi Manajemen

Pendahuluan

1. Latar Belakang

            Pengolahan data dilakukan  dengan menggunakan metode tertentu, sebelum mengolah data maka diadakan pengumpulan data untuk mencari data yang diperlukan agar suatu system inpormasi yang dihasilkan nanti tepat dan tidak mengada-ada. Dalam pengolahan data diperlukan proses dari awal hingga akhir dan sampai pada inpormasi yang utuh, dalam proses itu perlu diperhatikan unsur pengolahan data dan juga besar  kapasitas informasi yang akan diperoleh.

            Dalam pengolahan data itu bisa unsure-unsur itu di lakukan secara keseluruhan atau diambil dan dipakai sebagian, ada juga metode-metode yang di gunakan di dalamnya, baik itu dalam organisasi atau perusahaan.tentu masing-masing metode  mempunyai kelemahan dan kekurangan.

2. Batasan Masalah 

            Dalam makalah ini, sesuai dengan judul maka kami akan membahas masalah yaitu:

Ø  Pengertian dari pengolahan data dari system inpormasi manajemen

Ø  Proses pengolahan data dan unsure-unsurnya

Ø  Metode yang digunakan, kelebihan dan kekurangannya

Pembahasan

A Pengertian Pengelolaan Data

            Pengelolaan Data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna untuk mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama atau pun secara pribadi.dalam pengelolaan itu melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada dan didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu mungkin berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut semua data-data yang ada dapat diproses dan di jadikan sebuah informasi.

B. Unsur-Unsur Pengelolaan Data

            Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau sebagian dari unsure-unsur pengelolaan data berikut: 

1. Pengumpulan Data (Data Capturing)

Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam dokumen dasar. Dokumen ini merupakan lembaran isian data yang diisi oleh petugas atau orang lain secara langsung. Tentang dokumen diisi dan dirancang dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data.

2. Pembacaan (Reading)

Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang digunakakn agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat dilakukakn secara manual atau dengan menggunakan alat bantu berupa mesin.

3. Pemeriksaan (Verifying)

Pemeriksaan perlu dilakukan hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan dari data yang di baca dari dokumen dasar[1].

4. Perekaman (Recording)

Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang di bacakan dan diferifikasikan kedalam alat penyimpanan berupa memori penyimpanan. Dalam system computer dapat di simpan data dimemori sekunder berupa disk, hard-disk dan lainnya.

5. Penggolongan (Classifying)

Penggolongan informasi perlu dilakukan untuk memenuhi kebuthan informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.

6. Pengurutan (sorting)

Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan agar informasi yang di hasilkan dapat dipahami, memudahkan pembaca dan pencarian informasi yang disajikan.

7. Peringkasan (Sumarizing)

Peringkasan data dimaksut sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data yang sama atau berulang dari sekumpulan rincian data sebagi basis data yang tersimpan dalam memory.

8. Pehitungan (Calculating)

Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh operasi aritmatika.

9. Perbandingan (Comparing)

Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingakan dengan data-data yang lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam kesimpulan data yang direkam.

10. Pemindahan (Transmitting)

Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu terminal ke terminal lain melalui media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.

11. Penampilan Kembali (Retrieving)

Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali dari data-data yang telah disimpan disuatu tempat penyimpanan sebelumnya, dan untuk menapilan kembali diusahakan data-data itu dapat ditampilkan dengan cepat[2].

12. Penggandaan (Reproductiont)

Penyajian informaasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan tujuan agar infomasi itu tidak hilang.

13. Penyebarluasan (Distribution)

Distribusi informasi dapat dilakukan  melalui media komunikasi data atau dikirim dalam bentuk hardcopy  kepada setiap pemakai dalam setiap daftar tebusan laporan.

           

C. Metode Pengolahan Data

            Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data yaitu:

1. Metode Manual

            Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan dan menggunakan alat bantu  yang sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris, kertas kerja dan lain-lain.

2. Metode Elektromaknetik  

            Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu mesin elektronik sederhana. Contoh seorang kariyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin cetak kolom.

3. Metode System Waarkat

            Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat, prinsip kerja system ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat dalam suatu kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data objek yang sama digabung untuk membentuk suatu berkas file.

4. Metode Elektronik Komputer

            Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu dengan menggunakan alat yang makin tahun makain bertambah canggih yaitu computer. Semua data di input dan diolah berdasarkan kebutuhan yang diperoleh dan di lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data itu dibutuhkan tinggal dibuka dengan segera dan cepat[3].

            Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode pengolahann data yang tepat menurut seorang system analyst untuk mampu memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuan-kemampuan yang ingin dicapai dari setiap metode yang dipilih yaitu:

1. Volume unsure-unsur data yang dimuat
2. Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan
3. Batasan waktu pengolahan
4. Tuntutan perhitungan

D. Bentuk Pengolahan Data  Dalam Sturktur Organisasi

            Sistem impor masi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga bagian ,yaitu Sentralisasi, Disentralisasi dan Distribusi. Tentu saja dalam sitiap betuk system itu mempunyai kelebihan dan kekurangan antara yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu bentuk pengolahan data yang tepat untuk mengolah suatu data perlu dipertimbangkan dan dipilih agar suatu informasi yang dihasilkan efektif dan sesuai dengan bentuk organisasi yang melaksanakanya.

a. Sentraliasasi

            Pengolahan data sentralisasu adalah suatu pengolahan data yang dilakukan oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yaitu bagian pengolahan data elektronik dan dibawak kendali pimpinan pusat. Atau dapat juga dilakukan oleh

• Suatu biro jasa diluar organisasi yang merupakan suatu  perusahaan terpisah diluar organisasi yang memberikan pelayanan untuk mengolah data.
• Fasilitas pembangunan waktu bersama yang diberi atau disewa bersama
• Suatu susunan manajemen pasilitas dimana suatu perusaaan mengambil alih pelaksanan operasi pengolahan data dalam organisasi tersebut.

Bentuk pengolahan data sentralisasi dalam sturktur organisasi mempunyai keuntngan dak factor pendukung.

1.  Penghematan khusus dalam pengadaan personalia

Dalam system sentaralisasi dalam pengadaan personalia untuk pengolahan data difokuskan pada bagian pengolahan data elektronik.masing-masing unit cukup dilengkapi dengan sebuah terminal yang digunakan untuk mengakses data. Dari server pusat.

2        Penghematan karena meniadakan pengembangan system yang ganda.

Dalam system sentaralisasi pengembanan system dapat dilakukan sekaligus oleh pengolahan data  elektronik. Oleh karenanya pengadaan system yang ganda dapat dihindari.

3        Mamfaat karna standarisasi

Pengembangan system dalam sentralisasi dilakukan oleh satu pihak saja, yaitu bagian pengolahan data sentralisasi, hal ini akakn memberikan keuntungan karena gaya desain system pengolahannya cenderung standar,

4        Mamfaat karna system yang seragam

Adanya keuntungan yang standar akan memberikan keuntungan berupa keseragaman desain system[4].

Kekurangan dalam pengolahan data sentralisasi

1        Pengolahan data dilakukan oleh satu orang yang memungkinkan tingkat keefektifannya diragukan.

2        Data-data yang ada dari bebagai unit itu dikelolah oleh orang  pusat, yang mereka tidak mengataui sikon tempat tersebut

3        Kecepatan dalam hasil pengolahan data mungkin terkendala

4        Dalam system ini kemungkinan gaya dari pengolahan data cenderung standar,sehingga sulit untk kreatif

b. Desentralisasi

            Pengolahan data desentralisasi adalah pengolahan data dilakukan oleh bidang –bidang organisasi yang bersifat fungsional otonomi. Fungsi organisasi yang bersifat fungsional otonomi adalah akutansi, keuwangan, personalia, rised dan pengembangan.

            Keuntungan dan factor-faktor yang mendukung desetralisasi pengolahan data dalam struktur organisasi adalah.

1)      Pelayanan yang semakin baik, karena kepekaan terhadap kondisi lokasi.

Orang yang terlibat dalam pengolahan data betuk disentralisasi adalah mereka yang paham dalam bidangnya.hal ini akan mampu meningkatkatkan pelayana  semakin baik, karena permasalahan yang dihadapi adalah permasalahan sehari-hari.

2)      Kebijakan desentralisasi dalam manajemen

Manajemen pada tingkat tinggi akan lebih cenderung memberi tugas dan wewenang serta tanggung jawab kapada bawahannya.termasuk didalamnya pengolahan data.

3)      Kelangkaan yang sama di antara fungsi dan unut-unit organisasi yang mempersulit dalam standarisasi system.

Pada dasarnya setiap unit dalam organisai jarang mempunyai kesamaan, baik dalam fungsi, peran, pekerjaan dll. Ini berarti tidak mungkin mengembangkan system yang seragam.

Kelemahan dalam system pengolahan data desentralisasi adalah

1)      Pengolhan data menggunakan banyak orang, sehingga jika satu unit kerja lamban maka informasi akan berhasil dengan pelan

2)      Adanya menimbulkan kemalasan atau kurang tanggung jawab pada pihak atasan yang selalu melempar tugas kebawahan

3)      Jika atasan membri tugas kebawahan yang kurang mengerti daan paham tentang tanggung jawabnya maka tugas-tugas yang diberi kebawahan yang punya bagian tadi tidak dapat diperoleh hasil yang memuaskan[5]

           

c. Distsribusi

Dalam system pengolahan data distribusi data-data disebarkan kebagian-bagian, kemudian bagian itu dikumpulkan dalam satu perkumpulan secara logiks dan di awasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan.

Keuntungan bentuk pengolahan data distribusi adalah

1        Dapat menimbulkan biaya-biaya

System ini akan mampu memberikan penghematan daya-daya baik dalam bidang personil. Hal ini tentu mengakibatkan semakin banyaknya dipakai system distribusi ini.

2        Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data-data. Data yang yang dioah dalam system distribusi adalah data yang di terima dari masing-masing unit. Ini berarti memperoleh data-data lebih cepat.

3        Pengontrolan pada data lebih krits dan cermat

Pada masing-masing unit bertanggung jawab terhadap data-data dan kelangsungan pengolahan data dan keberhasilannya, dengan di awasi oleh orang yang mempunyai tingkatan yang leebih tinggi dari dari pada orang yang mengolah data sehingga kecermatan dalam data-data yang kritis itu lebih tinggi.

4        Kempuan back up data yang lebih efektif

Dalam system ini back up data akan lebih efektif. Karena masing unit akan bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan kepentingan unit itu sendiri.

Kelemahan bentuk pengolahan data diteribusi

1        Dalah system ini pemamfaatan orang lebih banyak dan ada keterpaksaan orang dalam mempokuskan tenaganya dalam mentyelesaikan pekerjaan dengan cepat.

2        Jika terjadi keterlambatan dalam menyiapkan data oleh satu unit saja maka informasi data bisa dikatakan gagal dalam kecepatannya.

3         Jika dalam pengawasan antara atasan dengan bawahan tidak sepaham maka akan kemungkinan muncul komplik dalam perkumpulan yang menyatu tadi.

Penutup

A. Kesimpulan

            Pengambilan keputusan informasi sangat penting, dalam pengolahan data maka perlu di ambil metode yang tepat dan sesuai dengan kemampuan oraganisasi atau suatu lembaga, maka disana butuh data-data yang digunakan untuk di olah, butuh peninjauan data, penduplikasian data yang menghindari kekeliruan, dan pengiriman data kepada orang yang perlu atau mebutuhkan data itu.

B. Saran

            Jika suatu informasi disusun dalam bentuk hal yang bagus dan sesuai dalam bentuk-bentuk yang telah ditetapkan maka, system informasinya akan berjaln dengan baik.